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現地代理人と良好な関係を維持することの重要性

Two businessmen shaking hands in white office with bookshelves and table. Concept of good business deal

3月は、弊所も期末で繁忙期を迎え、本コラムの更新が滞ってしまいました。このページは、それなりの内容の記事を書こうと思っておりましたが、通常業務と並行した頻繁な更新は難しく、何とか月一回は更新していきたいと思います。

さて、4月になって気候が良くなると、本当に「大挙して押し寄せる」という言葉が当てはまるくらいに、海外代理人の訪問が増える季節です。弊所は開業してまだ半年の小さな事務所ではありますが、海外代理人の訪問は意外とありまして、ここ一ヶ月でも、トルコ、イタリア、スペイン、米国、ドイツ(2事務所)、韓国、中国(2事務所)、インドネシア、シンガポール、マレーシア、イスラエルからのお客様の訪問を受け、面談を行いました。また、今週も中国、オランダからの訪問があります。いずれの訪問も、以前から個人的な人間関係を維持している事務所であり、忙しいスケジュールの中でわざわざ立ち寄っていただきました。

弊所の業務は海外への商標出願業務が大部分を占めます。日本のお客様のご意向を理解し、それを現地実務に整合するように調整・提案するのが弊所の仕事ですが、実際に特許庁や裁判所に手続きをするのは海外代理人です。したがって、現地代理人に良い仕事をしてもらうのが結果を大きく左右することににもなりますので、良い結果を生み出せる「環境づくり」を行うのも弊所の大事な役割となります。そのためには、まず第一に海外代理人と親密な関係を構築することが重要であると考えています。やはり人情として、少なくとも一度は会ったことがあるか、または、単なるレター上のつきあいに過ぎないかで、仕事への熱の入れ方も変わってくることは否定できません。

1.仕事でもうひと手間をかけてもらえる

単なる知り合いのレベルを超えた関係がある場合には、海外代理人にも「あいつ(あの事務所)の顔をつぶせない」と思ってもらえますので、仕事でもうひと手間かけてもらえるとか、他の案件より優先して対応してもらえます。もちろん、そもそもの実務家としてのレベルが伴っていなければ、良い品質の仕事を期待することは難しいですが、付き合いを重ねることで、実務家としてのレベルを推し量ることができますし、他の大勢の代理人との付き合いが広がっていく中で、その事務所の評価情報も集まってきますので「仕事ができる代理人・事務所」ということも分かってきます。特別に他の優秀な弁護士をつけてくれることもあります。

2.クイックレスポンス

個人的に仲の良い代理人であれば、また対応も早いです。例えば中南米地域は比較的レスポンスが良くない印象がありますが、以前にブラジルの知り合いに「URGENTで依頼が来たときに、どのくらいで返信するのが南米では一般的と思われているのか?」と聞いてみたところ、「通常は1週間で、すごく急いでいるようだったら3日くらいで返信する」とのことで、さらに「『個人的な』URGENTの場合は即日に返信するよ」ということでした。「友人である」ことで、事務所の規定よりも優先してもらえるのです。すでに海外代理人が帰宅した後であっても、i-phone等の携帯端末から返事をくれたりしますし、少し込み入った案件であれば「明日必ず返事するよ」といった返信がもらえ、安心できます。さらに、実務・制度の一般的な質問には、たいてい無料で答えてもらえますので、結果として、お客様への良いサービスの提供につながるのではないかと思います。打てば返ってくるというのは、仕事のリズムを良くしてくれ、テキパキと気持ちよく仕事が進んでいきますので、経験的にはこのようなリズムも好結果につながると思っています。

3.万が一ミスが発生した場合のリカバリー対応

全くミスが無いのが一番良いのですが、人間がやっている仕事ですので、どんなに丁寧にやっていても、ときにはミスが起こってしまうかもしれません。海外のケースというのは、物理的にも距離がありますので、ミスがあっても怒鳴り込んでくる訳ではありませんし、その点で同じ国で仕事をしている場合と比較すると、ミスへの対応がおざなりになるリスクもあります。この点、海外代理人と強固な関係がある場合には、本当に真剣にリカバリーをしてもらえます。もちろん「ミスはゼロで当たり前」ですが、このような何かあったときの総合的な対応力という観点も含め、安心して協働することができます。

4.現地代理人とどうやって良好な関係を築くか

海外代理人は、お客様の商標案件という重要プロジェクトをともに進めていくプロ同士として、同じ目標を共有した仲間意識の醸成が大事であると考えています。そのためにやることは、人それぞれで定石はありません。私の場合ですが、よく、海外プラント工事といったプロジェクトで働く日本人の方が「現場の人とのコミュニケーションが大事であり、ときには酒を酌み交わして。。。」といったコメントをしているのを見ますが、同じタイプです(笑)。お酒ばかりではないですが、日本にきてもらったときには、観光に連れて行ったり、お土産を買うのに付き合ったりと、仕事以外の時間を共有するようにしています。10年以上これでやってきていまして、今のところ、うまくいっているようです。

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